A lista de espera funciona assim: cada paciente recebe um número de acordo com a gravidade do quadro clínico. Se é uma pessoa que pode esperar algum tempo, o número é menor, se não pode esperar tanto, o número é maior.
Pacientes com risco de vida imediato são passados para o começo da fila automaticamente, antes de todos. Por isso, se a doença é muito grave e precisa de um transplante rápido, o paciente não tem mais que se preocupar em esperar todos na a frente, porque ele tem prioridade.
Só pode se tornar um potencial doador aquele que receber o diagnóstico de morte encefálica - quando o encéfalo (parte responsável por coordenar o corpo) para de funcionar.
Em vida (o chamado transplante intervivo), órgãos como rim, e parte do pulmão, pâncreas e fígado podem ser transplantados entre familiares de até quarto grau e cônjuges. Fora isso, amigos e outros interessados têm que ter autorização expressa de um juiz, que analisará histórico e a relação em vida que doador e receptor possuem. Em alguns casos, mesmo feita a comprovação de proximidade, a doação é recusada. Sangue, medula óssea e veias, também podem ser doadas em vida.
A doação por menores de idade é permitida somente com autorização de ambos os pais ou responsáveis. Pessoas não identificadas e deficientes mentais não podem ser doadores. Não existe limite de idade, porém todos os casos de doação são avaliados pela equipe de transplantes quanto à viabilidade dos órgãos.